Destructora de papel profesional, la máquina que no debe faltar en una oficina
Desde hace ya algún tiempo, las destructoras se han convertido en un objeto imprescindible en las oficinas de aquellas empresas que manejan datos de carácter personal, las utilizan a menudo para destruir documentación confidencial y no sufrir sanciones. Es el único método que garantiza que se cumple con la LOPD a la hora de acabar con documentos sensibles con información personal.
Todo documento que incorpore información de carácter personal de clientes, empelados, proveedores o empresas asociadas no puede ser tratado de cualquier manera, sino que debe ser destruido adecuadamente con una destructora de papel que garantiza su ilegibilidad y que llegue a manos de terceros. Toda destructora de papeles debe cumplir, por tanto, con la normativa europea DIN 66399.
Son muchos los negocios que hoy día manejan una ingente cantidad de datos confidenciales. Aunque la sociedad esté inmersa en la era digital, en las oficinas el tratamiento de los documentos importantes sigue realizándose en papel, y la LOPD (Ley Orgánica de Protección de Datos) es clara al respecto.
Motivos por los que tener una destructora de papel en la oficina
Además de por los motivos expuestos, para cumplir con la LOPG y evitar que los datos de terceros de documentos en desuso entren en manos de terceros, las destructoras de papel ofrecen otras buenas razones para convertirse en grandes aliados en la oficina.
Estas trituradoras de papel evitan que la propia información que maneja la oficina y que es vital para el negocio caiga en manos de la competencia. Muchos sectores manejan información de importancia o privilegiada de la que depende la prosperidad del negocio. En ocasiones, destruir bocetos o documentos que ya han sido mejorados es la mejor forma de evitar su robo o su uso ilícito.
Otro de los motivos para usar en la oficina una destructora de papel profesional es que facilita el trabajo y se evitan confusiones con antiguos documentos o algunos que se quedaron incompletos.
Por último, aunque no menos importante, otra buena razón para utilizar la destructora de documentos es que son ideales para el reciclaje y los trozos de papel que quedan se le pueden dar múltiples funciones.
¿En qué fijarse a la hora de comprar una destructora de papel profesional?
Toda compra que se realiza para la oficina implica una inversión y un desembolso de dinero que se quiere rentabilizar al máximo posible. Por eso es necesario estar informados sobre las características y aspectos más importantes que se han de tener en cuenta antes de realizar la compras. En el caso de comprar un trituradora de papel profesional, se debe valorar principalmente el nivel de seguridad, la capacidad de destrucción, la velocidad de corte y el ciclo de trabajo.
Nivel de seguridad
Como se comentaba al principio de este artículo, la destructora de papel de uso profesional para el tratamiento de los documentos con datos de terceros debe cumplir con la norma DIN 66399, que define siete niveles de seguridad, mientras que la anterior solo definía cinco.
El nivel de seguridad viene determinado por el tamaño de la partícula que produce la trituradora de documentos. El nivel menos seguro es el P-1 (trituran el papel en tiras) y el más seguro es el P-7 (documento pulverizado). La norma obliga a usar este nivel en documentos de alto secreto. Como cabe suponer, este es uno de los aspectos que va a determinar el precio final de la destructora de papel.
Para el uso personal, los niveles P-1 y P-2 son más que suficientes, pero las empresas deben escoger destructoras profesionales en función a la clase de protección que demanden los documentos que manejan. Estos niveles vienen definidos en la misma norma Din para poder cumplir con la LOPD.
Capacidad de destrucción
La capacidad de destrucción de una trituradora de documentos indica cuántas hojas puede triturar simultáneamente, sin atascos y sin sobrecargar el propio aparato y que pueda dañarse.
Cuántos más folios admita, más rápido será el trabajo, más potentes deberán ser sus cuchillas y su motor. Así mismo, deberá contar con una estructura más robusta.
Velocidad de corte
La velocidad de corte es la que determina el tiempo que se va a tardar en realizar la tarea de destrucción de documentos. Es importante en empresas donde se necesita triturar una buena cantidad de papel porque va a influir en el tiempo que se pierde en este trabajo. Para conocer la velocidad de corte de la destructora de papel se debe consultar la ficha técnica.
Ciclo de trabajo
El ciclo de trabajo, por último, indica el tiempo máximo que puede estar funcionando el aparato de forma continuada. Se indica en minutos y es importante tenerlo en cuenta en relación al volumen de trabajo que se espere de ella.
Existen trituradoras de papel de ciclo continuo, es decir, que no necesitan reposo. Este tipo tiene un precio más elevado y solo se utilizan cuando la cantidad de documentos a destruir es muy elevada.
