Software ERP: qué es y cómo puede ayudarte en la gestión de tu empresa

En los últimos años y, especialmente en los últimos meses, hemos podido oír y leer mucho sobre los softwares ERP. Este tipo de sistemas informáticos llegaron con un claro objetivo: hacer que las empresas sean mucho más rentables y eficientes.

La irrupción de estos softwares en el mercado ha hecho que muchas empresas se planteen si son realmente eficaces, cuáles son sus principales funciones y, en especial, cómo pueden ayudarle a ser más rentables. Si eres una de las personas que aún no tiene claro en qué consiste un software ERP y cómo puede ayudarle a la gestión de su negocio, este artículo es para tí. A continuación, te lo contamos todo.

¿Qué son los software ERP?

Lo primero que debes tener claro sobre estos sistemas de gestión es en qué consisten y por qué se llaman así. Pues bien las siglas ERP hacen referencia al término inglés “Enterprise Resource Planning” que, traducido al castellano, sería algo así como “sistema de planificación de recursos empresariales”.

Por lo tanto, ya podemos deducir que se trata de un sistema que se encarga de gestionar los diferentes recursos con los que trabaja una empresa pero va mucho más allá. Los softwares ERP han sido desarrollados para ofrecer soluciones optimizadas a las empresas, conectando muchas de sus tareas más cotidianas como, por ejemplo, la gestión del inventario, la creación de facturas, la atención al cliente, la compra de suministros, los recursos humanos, la gestión de proveedores, etc.

Además, los softwares ERP se adaptan a la empresa y a su sector ofreciendo las herramientas y soluciones más necesarias en cada caso. Es por este motivo que podemos encontrar desde software para asesorías hasta ERP de transporte, pasando por programas de gestión de proyectos.

En el caso de los softwares para asesorías, el ERP estará optimizado para facilitar la gestión del negocio y ofrecer una comunicación integrada, fluida, rápida e integrada entre las diferentes áreas (fiscal, laboral, gestión de documentos, finanzas, etc.), así como cuidar de la atención al cliente y fidelizarlos. Mientras tanto, los ERP de transporte estarán enfocados al diseño optimizado de rutas, gestión de la trazabilidad de los envíos y el control de las recepciones.

Como puedes ver, los softwares se adaptan a las necesidades de cada negocio. Además, los desarrolladores de estos sistemas también son conscientes de que muchos de estos sectores están en constante cambio. Por eso, los softwares ERP para la gestión de empresa son fácilmente configurables y se adaptan a las necesidades cambiantes del sector.

El alto nivel de adaptabilidad de estos softwares es lo que permite a las empresas que los incorporan ser más competitivas. Todo esto, sin conllevar contrapartidas de posterior evolución o de mantenimiento.

¿Cómo se implementa un software ERP?

Implementar un software ERP es algo sencillo pero, como todo, requiere de un proceso. A continuación, te contamos las distintas fases:

• Planificación: antes de implementar un ERP para la gestión empresarial, es importante analizar las necesidades técnicas y humanas de la empresa. De esta forma, se establecen los aspectos que se pretenden mejorar con el software y los objetivos a alcanzar.
• Configuración: en esta fase, la tarea principal es la de adaptar el software a las necesidades de la empresa anteriormente detalladas. Además, es de vital importancia realizar pruebas para comprobar que el software se integra correctamente con el resto de sistemas utilizados por la empresa.
• Puesta en marcha: por último, se comienza a utilizar el software ERP. En este punto, el  trabajo de la empresa desarrolladora no acaba, pues también deberá hacer controles periódicos para corregir posibles errores y, en caso de ser necesario, introducir las adaptaciones pertinentes.

¿Cómo puede un software ERP ayudar en la gestión de una empresa?

Los softwares ERP ayudan en la gestión de una empresa a diferentes niveles. Por un lado, simplifican los procesos más recurrentes de la empresa como, por ejemplo, gestión de facturas, la relación con los clientes o el balance de cuentas.

De esta manera, no sólo consiguen reducir los costes de las empresas, sino que también corrigen errores y evitan las tareas duplicadas. Además, un software ERP es el mejor aliado para tener toda la información de relevancia sobre la empresa siempre disponible. Los distintos departamentos que intervienen en los procesos pueden acceder a la información que les corresponda de forma sencilla y práctica.

Este fácil acceso a la información por las personas autorizadas es crucial para que los directivos puedan tomar decisiones de forma más rápida y siempre basándose en datos reales. Asimismo, cabe destacar que los softwares ERP también aumentan la seguridad, ya que se encargan de que tanto la información de la empresa como de sus clientes esté protegida en todo momento y de hacer las correspondientes copias de seguridad.

Todas estas ventajas tienen como resultado el aumento de la rentabilidad de la empresa.