El futuro de los departamentos de contabilidad pasa por la digitalización
Mejorar la gestión de las facturas, trazabilidad, ahorro de tiempo y extracción de datos e información son algunas de la ventaja de la automatización de la contabilidad.
La tecnología forma parte del día a día de las empresas. Los principales aliados de la inversión tecnológica son el aumento de la productividad, el ahorro de costes y, en definitiva, contar con una mayor seguridad. Por ello, cada vez es más frecuente ver cómo los responsables de los diversos departamentos que configuran una entidad apuestan por la digitalización. En los últimos meses, este proceso ha llegado al área económica con la apuesta por la renovación tecnológica de los ocr contabilidad.
Y es que la digitalización de la contabilidad se está convirtiendo en una prioridad en las empresas, independientemente de su tamaño. La necesidad de contar con la contabilidad bien organizada y poder extraer información y datos de cada factura que se emite ha impulsado el desarrollo de soluciones tecnológicas que permitan aumentar la eficiencia de los departamentos de contabilidad.
Además, la normativa también “invita” a ir por este camino y apostar por la digitalización de la facturación. Y es que son muchas las compañías que ya están obligadas a trabajar con la factura electrónica tras la aprobación de la Resolución de la Orden EHA/962/2007 del 24 de octubre de 2007 donde se expuso la validez de los formatos normalmente utilizados en la digitalización de facturas y de los softwares homologados.
Ventajas de la digitalización de facturas
El flujo de trabajo tradicional en el proceso de facturación en España ha sido muy sencillo y, en líneas generales, genera riesgos tanto en temas de seguridad como en asuntos de organización.
El proceso es el siguiente: una empresa emite una factura en PDF y la envía por correo electrónico (o papel) a su destinatario, que la imprime para poder registrarla y organizarla con el resto de contabilidad de la empresa. En ese momento, no se sabe si la factura está abonada o pendiente de pago, por lo que es frecuente que al no tener la opción de hacer un seguimiento automatizado de la misma se produzcan retrasos en el pago de la misma.
Este flujo de trabajo, ya anticuado, genera múltiples inconvenientes. El retraso en los pagos es uno de ellos, pero además supone un coste mayor en este trabajo que, según diferentes estudios, cifran en un coste que va de 9 a 20 euros por cada procesamiento manual de la facturación, al tiempo que el tiempo en procesar cada factura oscila entre los 22 y 35 días. Además, por este método se registran un 3,5% de errores en el pago y hay un mayor porcentaje de intentos de fraude.
Para frenar todos estos inconvenientes, la automatización de la contabilidad con un ocr contable es, a día de hoy, la mejor opción para mejorar la productividad de los departamentos contables. Incluso puede ser utilizado por autónomos unipersonales, ya que en 2023 comenzará a ser obligatorio la presentación de la facturación electrónica.
La automatización de la contabilidad permite, a través de un formato digital de la factura, tener documentada e identificada cada factura, añadiendo la posibilidad de extraer los datos contables de cada una de ellas para poder realizar el asiento contable y comunicar esta información, en caso de que se disponga con el software adecuado, a un ERP de forma automática.
Este proceso, sin la intervención humana, reduce los márgenes de error y permite tener controlada toda la información contable a través de una interfaz donde podemos controlar todos los aspectos de la misma y ver si la misma ha sido cobrada o está pendiente.
Además, toda la facturación estará organizada en un mismo espacio sin necesidad de tenerlas en papel. Y es que, según la normativa en España, las facturas se deberán conservar por cualquier medio que permita conservar la garantía de autenticidad de su origen, la integridad de su contenido y su legibilidad.
En este sentido, podemos resumir las ventajas de digitalizar la facturación por medio de la utilización de un ocr contable de última generación en:
- Ahorro de tiempo. Al tener todas las facturas organizadas en un mismo espacio en la nube, no hay que imprimirlas y organizarlas en los tradicionales archivadores. Esto hace que, en cualquier momento, podamos acceder a ellas en simples clicks o introduciendo palabras clave en los buscadores que tienen estas soluciones tecnológicas.
- Automatización. Además, al tener la facturación digitalizada podemos tener una gestión directa con la Agencia Tributaria, lo que permite ahorrar mucho tiempo en la preparación de toda la documentación que trimestralmente, o anualmente, las empresas deben presentar a Hacienda.
- Es más segura. El riesgo de perder facturas se reduce, lo que es lo opuesto cuando trabajamos con papeles.
- Poder acceder desde cualquier lugar. Tener la facturación digitalizada hace más fácil acceder a toda la información contable desde cualquier lugar. Ya no es necesario estar en la oficina para acceder a una información concreta.
